Papeterie : le papier est-il plus sûr que le numérique ?

Publi-rédactionnel proposé par l'un de nos partenaires : Direct papeterie. La rédaction n'a pas participé à sa réalisation.

La réduction de l'utilisation du papier est l'une des solutions envisagées pour réduire l'impact écologique des entreprises. La digitalisation serait une meilleure alternative. Mais au regard de la consommation d'énergie engendrée par le numérique et de ses failles de sécurité, nous sommes en droit de nous interroger. Certains spécialistes recommandent plutôt des moyens plus écologiques, mais aussi économiques pour acheter et utiliser du papier en entreprise.

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Papeterie : le papier est-il plus sûr que le numérique ?

Le papier, une matière relativement sûre

Le papier a été longtemps une matière indispensable pour le fonctionnement des entreprises. Ces dernières en consomment beaucoup par jour pour le bonheur des grossistes en papeterie. Face à l'essor du numérique et devant les enjeux environnementaux, l'utilisation du papier est de plus en plus limitée dans les bureaux. De nombreuses voix s'élèvent pour vanter les mérites du numérique au détriment du papier. Opter pour le numérique, c'est préserver les données d'une entreprise en toute sécurité et réduire son impact environnemental. De nouvelles pratiques comme ne pas imprimer les e-mails ou dématérialiser le stockage des archives sont apparues. Nous pouvons évoquer aussi l'intensification de la communication en ligne. Mais tous ces gestes écologiques ne font pas du papier une matière moins sûre pour autant.

Il est possible d'obtenir les mêmes avantages que ceux du numérique à travers de bonnes pratiques au sein d'une entreprise. Prendre contact avec un grossiste en papeterie pour l'acquisition de papier contribue par exemple à réduire les charges de l'entreprise. Faire appel à un seul grossiste en papeterie pour approvisionner l'entreprise en fournitures de bureau, notamment le papier, réduit le coût et l'énergie dépensés pour le transport. Par ailleurs, comparé aux supports digitaux, le papier est un support de conservation de données plus sûr à long terme. Les fichiers stockés sur des disques durs ou en ligne peuvent être détruits suite à une attaque de virus ou une panne.

Consulter un fichier stocké en ligne implique une dépense énergétique chaque fois qu'on le fait. Les documents papier par contre peuvent être consultés sans aucune empreinte énergétique. En ce qui concerne le recyclage, le papier représente également un consommable plus sûr pour les entreprises. Il existe plusieurs moyens pour recycler le papier utilisé au bureau. Les composantes électroniques des ordinateurs et autres supports informatiques sont plus difficiles à recycler.

On peut donc retenir que le papier est moins sûr que le numérique uniquement en cas de mauvaises pratiques de la part de l'entreprise. Malgré les solutions proposées par le numérique, le papier demeure indispensable pour certaines tâches.

Le papier, un consommable indispensable malgré la digitalisation

Les grossistes en papeterie, que l'on croit être de grands perdants de la transition vers le numérique, ont encore de beaux jours devant eux. Le papier demeure le premier consommable de plusieurs catégories d'activités et d'équipements bureautiques. Il est indispensable pour de nombreuses tâches administratives du quotidien. La dépendance des organisations au papier est bien réelle. Il existe des normes et standards au sein des entreprises qui exigent même l'utilisation de papier pour remplir certaines formalités.

Par ailleurs dans le monde des affaires, la signature sur papier a en général plus de poids et de valeur qu'une signature numérique. Certains documents doivent ainsi être d'abord imprimés avant d'être scannés et intégrés aux archives numériques.

Informatique et bureautique
Dans une entreprise, les tâches juridiques nécessitent toujours une grande consommation de papier. Pour cette activité, le matériel informatique et bureautique doit être fourni en papier. Nous pouvons citer par exemple les imprimantes, les étiqueteuses ou les tâches des facturiers. Le papier est nécessaire pour établir des devis ou des contrats. Cela implique des stocks de papier, qui sont régulièrement renouvelés auprès des grossistes en papeterie. L'utilisation du papier demande également l'acquisition de matériel bureautique comme les destructeurs de documents et les plastifieuses.

Classement et archivage
La loi fait obligation aux entreprises de réaliser et de conserver certains documents pendant une longue durée. C'est pour cela que chaque entreprise se dote de systèmes d'archivage. Sont concernés certaines pièces comptables, des documents juridiques importants et du courrier. L'archivage de documents en papier permet d'éviter le vol d'informations sensibles sans avoir accès aux locaux de l'entreprise. Ce n'est pas le cas des archives numériques qui peuvent être accessibles à distance par des pirates informatiques.

Les documents confidentiels sont classés et archivés dans des fournitures qui sont aussi disponibles chez les grossistes en papeterie. C'est le cas des parapheurs, des classeurs, des chemises à sangles ou des exacompta nécessaires à un bon classement. Ce sont des fournitures qui sont généralement commandées en grande quantité chez les grossistes en papeterie. Les archives peuvent ainsi être conservées intactes et en sécurité durant de nombreuses années.

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