Logiciel RH et SIRH : le guide complet

Logiciel RH et SIRH : qu'est-ce que c'est exactement ?

Que ce soit pour répartir les tâches, gérer la paie des salariés ou pour planifier des formations, un logiciel RH peut être d'une grande aide. Pour mieux gérer leur organisation interne, de nombreuses entreprises en ont adopté au moins un.

SIRH : comment ça marche ?

Le SIRH, ou Système d'Information de gestion des Ressources Humaines, est une solution permettant de gérer les tâches incombant au service RH d'une entreprise. Il peut s'agir d'un ou de plusieurs logiciels qui vont stocker et classer les informations relatives aux ressources humaines. Selon le système, la gestion peut se faire manuellement ou de manière automatique.

Un logiciel RH peut être utilisé, quel que soit le domaine d'activité d'une entreprise. Il permet en effet de gérer diverses tâches qu'un gestionnaire RH doit effectuer, mais de manière plus rapide et plus sécurisée. Pour une entreprise à grande échelle, il est d'autant plus utile, car il aide à optimiser le temps de travail du service RH. Celui-ci pourra ainsi se concentrer sur ses fonctions principales. Les PME pourront toutefois très bien utiliser un ou plusieurs logiciels RH.

Le fonctionnement d'un SIRH dépendra des logiciels que l'entreprise aura choisis. Il dépendra également des fonctionnalités de ceux-ci. Il peut s'agir d'un logiciel qui gère les congés, les paies ou qui stocke les dossiers des salariés, et bien d'autres. Quoi qu'il en soit, ils seront des entités à part entière de l'entreprise une fois qu'ils y auront été intégrés.

Pour quelles tâches faut-il adopter un logiciel RH ?

Une entreprise peut avoir recours à un SIRH pour n'importe quel processus, du plus simple au plus complexe. Il n'en tient qu'à chacun de déterminer la fonction que prendra son SIRH.

Généralement, les services RH ont recours à un logiciel RH pour la gestion des fiches de paie. Voilà une tâche qui est des plus complexes et qui peut prendre énormément de temps. Elle implique en effet l'utilisation d'innombrables informations concernant les salariés : nombres d'heures travaillées, absences, cotisations sociales… Il faudra également effectuer divers calculs pour déterminer le montant final de la rémunération. Ce processus devra être effectué pour chaque employé de l'entreprise. Autant dire que la tâche sera ardue.

C'est la raison pour laquelle il est intéressant d'utiliser un logiciel de gestion de paie. Avec cet outil, il sera plus facile de retrouver toutes les informations nécessaires et les bulletins de paie seront produits automatiquement. Il sera toutefois indispensable de choisir le bon logiciel de paie pour que ce procédé RH soit davantage efficace.

Il est aussi possible d'utiliser un logiciel RH pour la gestion du planning du personnel. Celui-ci est le plus souvent associé au logiciel de gestion de fiches de paie. Il peut notamment servir d'outil de pointage et permet de contrôler les absences et les congés. Les salariés pourront par exemple connaître rapidement les jours disponibles pour leurs congés.

Au-delà du suivi des employés, un logiciel RH est aussi un excellent outil pour observer leur développement au sein de l'entreprise. En quelques clics, un employeur peut avoir l'historique d'un de ses salariés : informations personnelles, diplômes, formations, performances…

Les fonctionnalités d'un SIRH ou d'un logiciel RH sont multiples. Il suffit d'en définir les tâches et le reste se fera automatiquement. Néanmoins, pour qu'il soit réellement efficace, les données RH qui constitueront la base du système doivent être complètes et pertinentes.

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Quels sont les avantages d'utiliser un logiciel RH et SIRH ?

S'il est bien mis en place, un SIRH peut devenir un véritable atout pour une entreprise non seulement au niveau RH, mais aussi sur l'ensemble de son organisation interne. Adopter des logiciels RH présente de multiples avantages.

Optimisation des RH

Le SIRH est un excellent outil pour optimiser le travail du service RH d'une entreprise. En utilisant différents logiciels, les tâches récurrentes se feront automatiquement. Le responsable RH n'aura qu'à vérifier de temps à autre si tout est encore fonctionnel. Mais en général, son travail s'en trouvera plus allégé. Il pourra ainsi se concentrer davantage sur des tâches plus importantes ayant une plus grande valeur ajoutée. Il aura notamment plus de temps pour réfléchir à de nouvelles stratégies RH afin d'améliorer l'organisation interne de l'entreprise.

Un gain de temps et d'espace

L'automatisation que permet un SIRH aboutit évidemment à un gain de temps considérable. Cela se ressent au niveau des services des Ressources humaines, mais aussi auprès des salariés. Ces derniers pourront à tout moment consulter des informations sans avoir à passer par un responsable RH. Cela peut être les jours de congés, la performance au travail, les modifications de planning, le calendrier des formations…

L'utilisation de logiciels RH permettra également de réduire l'utilisation de documents imprimés. Un véritable gain d'espace. Fini les piles de dossiers sur les bureaux. Tout est désormais centralisé grâce aux logiciels. Les données RH seront stockées et protégées. Les recherches de dossiers se feront plus rapidement.

Un meilleur suivi du travail

Les logiciels RH et SIRH sont aussi un bon moyen de suivre l'avancement des tâches de chaque acteur d'une entreprise. Un employeur pourra consulter et évaluer les performances de ses salariés à travers les données collectées par les logiciels. Selon le type de logiciel choisi, il est possible d'obtenir des graphiques et des chiffres relatifs à la productivité d'un employé ou d'une équipe. Il sera ainsi possible de suivre l'évolution de chaque collaborateur, de déterminer ses atouts et ses lacunes et d'évaluer son efficacité.

Une amélioration de la productivité

Les processus étant optimisés grâce aux logiciels RH, l'exécution du travail devient plus fluide et donc plus rapide. En même temps, on pourra remarquer une nette amélioration de la communication au sein de l'entreprise. Il peut s'agir de la communication entre salariés ou entre salariés et responsables. Il deviendra ainsi plus facile de mettre en place une stratégie de travail afin de produire plus et mieux.

Le SIRH aide également à détecter et à corriger les failles d'une entreprise. Avec les données enregistrées, le service RH peut déceler un ou plusieurs problèmes et en déterminer les causes. Les responsables pourront ainsi prendre leurs dispositions afin d'améliorer la situation et éviter que le problème ne devienne récurrent. Des employés qui se sentent bien dans leur lieu de travail sont plus productifs.

La facilitation du processus de recrutement

Le recrutement est un enjeu majeur pour une entreprise. Le processus qu'il implique peut toutefois être long et compliqué. Réceptionner les CV, les consulter, les classer, choisir le meilleur candidat… une tâche qui n'est pas de tout repos. Avec les logiciels RH, la partie recrutement ne sera plus une corvée.

Il sera en effet possible de trier les candidatures en fonction des offres d'emploi. Les candidats, quant à eux, pourront être redirigés vers les offres qui leur correspondent le mieux. Les responsables RH pourront également retrouver des profils pertinents et les approcher. Certains logiciels permettent d'automatiser les publications d'offres et de les partager sur diverses plateformes.

Une réduction des coûts

Pourquoi investir dans des logiciels si ce n'est pas pour améliorer le côté financier ? Si les logiciels RH et SIRH permettent une optimisation des ressources humaines, ils offrent aussi l'opportunité de réduire les coûts. Cela peut se faire au niveau de l'ensemble de l'entreprise ou au niveau d'un projet. La gestion automatisée des processus RH permet notamment de diminuer le nombre de personnes assignées à une tâche définie. Les ressources seront en effet étudiées et organisées en conséquence.

Il existe des logiciels destinés à la gestion des compétences. Ainsi, l'entreprise pourra mandater les bonnes personnes sur un projet ou une tâche donnée. Cela évitera les erreurs et autres pertes de temps. Il y aura non seulement une économie de temps, mais aussi d'argent.

Pour quel type de SIRH opter ?

En matière de SIRH, le choix est large. Les développeurs ne cessent d'innover afin d'améliorer au maximum la vie des entreprises. On peut retrouver sur le marché des logiciels pour la gestion de paie, pour la communication interne ou pour toutes autres tâches courantes. Il existe toutefois deux grandes catégories de SIRH qu'il est utile de connaître.

Le SIRH en mode licence

Si une entreprise a opté pour un SIRH en mode licence, celui-ci sera installé directement sur le serveur de l'entreprise. Elle paiera à l'éditeur une licence qui équivaudra à un droit d'utilisation de l'outil. Le coût sera quelque peu élevé, mais la sécurité des données sera garantie. En effet, le logiciel RH ne sera exploitable qu'au sein de l'entreprise, uniquement sur les machines de l'entreprise. Il n'y aura donc pas de crainte d'éventuels piratages de données.

De plus, un SIRH en mode licence ne nécessite pas l'utilisation d'internet. Qu'il y ait une panne de réseau ou non, les logiciels seront toujours accessibles. Seul petit bémol de cette solution, elle n'est pas accessible sur les machines en dehors du lieu de travail.

Le SIRH en mode SaaS

Le SIRH en mode SaaS, quant à lui, est basé sur l'utilisation à distance. Contrairement au SIRH sous licence, celui-ci est en quelque sorte loué et non acheté. Les logiciels ne sont pas installés sur les machines de l'entreprise, mais sont disponibles sur le Cloud. L'entreprise paie un abonnement dont le coût comprendra l'accès au service, son installation et sa maintenance.

Comme les logiciels sont sur le Cloud, un SIRH en mode SaaS aura forcément besoin d'une connexion internet. Pour un meilleur fonctionnement, celle-ci devra être en haut débit. Ce type d'installation aura l'avantage d'être exploitable à partir de n'importe quel appareil.

Quel mode choisir ?

La réponse n'est pas évidente, car les deux solutions se valent. Tout dépendra des besoins et des attentes de la société. La solution la plus répandue aujourd'hui est le mode SaaS. Elle plaît aux entreprises, car elle est pratique et relativement abordable. Le SIRH en mode SaaS ne requiert pas d'installation puisqu'il est directement disponible. Le SIRH sous licence, lui, nécessite un temps de mise en place qui peut parfois être long. De plus, nul besoin de mise à jour et de mobiliser du personnel pour le faire. C'est l'éditeur lui-même qui le fait et le rend disponible sur le Cloud.

Néanmoins, en matière de sécurité, le mode licence est préconisé. En effet, le logiciel sera exploité en interne et uniquement en interne. Il y a donc très peu de chance que d'autres personnes puissent avoir accès aux données de l'entreprise. Si les deux types offrent quasiment les mêmes performances, le SIRH en mode licence, lui, nécessitera un certain budget.

Comment choisir ses logiciels RH ?

S'il est bien choisi, un SIRH facilitera grandement la vie d'une entreprise. Plusieurs critères seront donc à prendre en compte avant d'opter pour une solution. Il faut avant tout à déterminer les besoins exacts de la société. De quel type de logiciel a-t-elle besoin ? Quelles fonctionnalités sont importantes pour elle ? Plus les besoins seront précis, plus il sera facile de trouver des logiciels spécifiques. L'important est de définir le rôle que l'on souhaite attribuer aux logiciels.

Il faudra ensuite effectuer une veille pour trouver les logiciels qui répondent le mieux aux attentes. Avant de se lancer, il faut prendre le temps de s'informer. D'où provient-il ? Qui en est l'éditeur ? Que pensent les autres utilisateurs de l'outil ? Mieux le logiciel est noté, plus il sera de confiance. Il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l'éditeur si possible. Cela permettra d'évaluer le produit et de s'assurer surtout du niveau de sécurité du logiciel.

Un bon SIRH est un système sécurisé, facile d'intégration et d'utilisation et qui est compatible avec d'autres outils de l'entreprise. Avant de réellement s'engager, mieux vaut tester le produit.