Gestion des clés : comment améliorer la sécurité ?

Peu importe le secteur d'activité d'une entreprise, elle est souvent amenée à utiliser plusieurs clés. Lorsque le responsable en fait une mauvaise gestion, cela provoque une faille au niveau du système de sécurité, laquelle peut avoir des conséquences majeures (intrusion, vandalisme, vol, accès à des données confidentielles?). L'entreprise sera obligée d'effectuer des dépenses supplémentaires pour engager un serrurier et remplacer les serrures.

Pour y remédier, l'idéal est d'opter pour une armoire à clés. Les modèles classiques sont faciles à installer et généralement combinés avec un registre. Cependant, la saisie des informations et la gestion des accès aux clés peuvent prendre beaucoup de temps. Et c'est là qu'interviennent les armoires à clés électroniques. Ce sont des dispositifs intelligents et connectés qui permettent à l'entreprise d'avoir un contrôle optimal de l'accès aux clés.

En plus, on peut y ranger les clés de tous les accès : portes, casiers, armoires et même les clés des voitures d'entreprise. Aussi, il est possible de restreindre l'accès aux clés à certains membres du personnel (les responsables et certains employés). Les personnes autorisées peuvent accéder aux armoires grâce à un code ou à un badge. Ce système permet un suivi précis de l'usage et la détention des clés par les employés.

Le plus intéressant est que ce type d'armoire à clés peut être configurée pour fonctionner de manière autonome. Aussi, elle peut être connectée au réseau afin de gérer son utilisation à partir d'une interface dédiée.

Il existe plusieurs types d'armoires de gestion électronique des clés. Toutefois, le principe de fonctionnement est généralement le même. Il est scindé en trois étapes : la gestion des clés, le retrait et le dépôt des clés.

La gestion des clés
C'est l'administrateur qui se charge de configurer les autorisations d'accès, les heures de prise de clés et le mode d'organisation de ces dernières. Pour l'organisation, il peut attribuer des étiquettes ou des numéros à chacune d'elles. Le suivi des clés peut se faire directement sur l'écran de l'armoire ou depuis le tableau de bord sur l'ordinateur de l'administrateur.

Le retrait des clés
Pour prendre une clé, la personne autorisée doit s'identifier avec son code, son badge ou encore son empreinte. Ensuite, elle va sélectionner la clé qu'elle souhaite retirer. Si elle est autorisée à la prendre, un voyant lumineux s'allumera sur le tableau d'affichage. La clé concernée se déverrouillera de son support pour tomber dans le bac de réception. L'armoire enregistrera automatiquement les informations concernant le retrait de la clé.

Le dépôt de clés
Pour déposer la clé retirée, l'utilisateur devra à nouveau s'identifier. Ensuite, il aura juste à remettre la clé à l'endroit où elle était au départ. Si celui-ci est déjà occupé, il peut simplement le déposer dans un emplacement libre. L'administrateur se chargera lui-même de ranger les clés de façon optimale.

On retrouve sur le marché deux catégories d'armoires à clés électroniques. D'une part, il y a certains modèles moins évolués qui fonctionnent de manière autonome. D'autre part, il y a les armoires à clés bien plus évoluées qui sont reliées au réseau. Ces dernières sont de loin les plus performantes.

Armoire à clés électronique connectée
Les avantages majeurs de ce dispositif sont sa facilité d'utilisation et sa praticité. Elle est dotée d'une interface web qui simplifie sa prise en main et ses nombreux réglages. En plus, ce système de gestion permet un contrôle optimal des accès aux clés. Aussi, grâce à une méthode d'administration centralisée, le responsable de sécurité pourra retracer facilement les mouvements des utilisateurs des clés.

Il saura ainsi qui a fait usage de telle clé, à quelle heure et à quel moment il l'a déposée. En cas de problème, il pourra donc retrouver facilement la clé égarée. De plus, grâce au système de stockage qui est relié au réseau, toutes les informations recueillies sont conservées en mémoire. L'administrateur pourra donc le consulter à tout moment.

Pour ce qui est de l'identification, les personnes autorisées doivent utiliser un badge, un code PIN ou un lecteur biométrique. De cette manière, la gestion des clés jouit d'une excellente sécurité. De plus, ce type d'armoire à clé électronique peut accueillir 20 à 360 clés en racks doubles ou 10 à 180 clés en racks simples.

Armoire à clés électronique autonome
Cette armoire de gestion électronique des clés fonctionne presque de la même manière que le modèle précédent. La seule différence majeure est qu'elle fonctionne sans aucun réseau. De ce fait, elle semble plus simple à utiliser. Dans ce cas précis, le dispositif fait plutôt usage d'une carte mémoire qui lui permet de garder en mémoire les informations y étant reliées. Ainsi, nul besoin de connexion réseau avec ce type d'armoire à clés. De plus, elle est souvent munie d'un port USB pour l'importation et l'exportation des informations recueillies.