Être copropriétaire n'est pas un métier à proprement parler
Être copropriétaire ne peut pas être considéré comme un métier. En effet, la gestion, l'administration et l'entretien de l'immeuble reviennent au syndic. Dans la pratique,
les copropriétaires se réunissent pour prendre des décisions, mais leur application est confiée aux gestionnaires de copropriété. Le syndic est une profession très réglementée qui demande de l'expertise et de l'expérience.
Même avec la digitalisation de la gestion de copropriété, il est toujours plus judicieux de confier la gestion de la copropriété à des professionnels. En effet, c'est un véritable engagement quotidien qui nécessite des compétences techniques et juridiques particulières.
En pratique, la gestion d'un immeuble est un vrai métier dans le cadre duquel les professionnels doivent avoir des compétences précises. Leur quotidien est bien rythmé entre les tâches courantes et la gestion des situations exceptionnelles comme les travaux d'entretien ou de dépannage à réaliser en urgence, les problèmes judiciaires…
Qui s'occupe de la gestion d'un immeuble ?
Toutes les copropriétés doivent être gérées par un syndic, professionnel ou non. Ce dernier tient lieu d'organe exécutif dans le cadre de la copropriété. Il va appliquer et suivre les décisions prises dans le cadre du règlement de copropriété. C'est le syndic qui va représenter le syndicat des copropriétaires, notamment dans ses actions en justice. Au quotidien, il va gérer l'administration courante et les finances de l'immeuble.
Son intervention est ainsi cruciale, car il s'assure que la copropriété fonctionne. Pour comprendre le rôle du syndic, il faut comprendre qu'il y a trois parties qui collaborent de manière harmonieuse :
- le syndicat des copropriétaires qui rassemble tous les copropriétaires,
- le conseil syndical composé de copropriétaires élus en assemblée générale qui va assurer le suivi de la gestion de l'immeuble,
- le syndic de copropriété qui est la personne ou l'entreprise mandatée par le syndicat.
Dans la pratique, c'est le syndic qui va appliquer les décisions votées lors de l'assemblée générale, d'où sa qualification d'exécutif. Dans le cadre de ses missions, il peut s'occuper du passage des ordres de mission, de la souscription des polices d'assurance, des commandes, suivis et réceptions des travaux nécessaires pour l'entretien de l'immeuble. Parmi ses missions, figurent aussi la signature des contrats de fourniture, la modification du règlement de copropriété et la mise en œuvre des procédures judiciaires.
En principe, le syndic ne décide jamais seul ce qu'il va faire. En effet, il ne fait qu'exécuter les décisions prises par l'assemblée des copropriétaires. Toutefois, il peut exceptionnellement agir seul en cas d'urgence. C'est par exemple le cas pour les travaux conservatoires nécessaires à la sauvegarde de l'immeuble.
Le syndic va également s'occuper des appels de fonds trimestriels. Il s'agit de l'opération qui consiste à collecter les provisions qui correspondent au budget voté en assemblée générale. Ces dépenses qui incombent aux copropriétaires couvrent généralement les dépenses en lien avec les charges de la copropriété et les honoraires du syndic.
Quel est le rôle d'un syndic de propriété ?
Outre le fait qu'il soit un organe exécutif de la copropriété, le syndic est aussi mandataire du syndicat. Il faut savoir que le syndic n'est pas un employé par la copropriété. En effet, il la représente, et ce, de manière entièrement indépendante.
La gestion de l'immeuble
Il va faire un compte-rendu de sa gestion auprès des copropriétaires. En général, le syndic a l'obligation de conserver l'immeuble et de veiller au respect du règlement de copropriété à travers des conseils et des actions concrètes.
L'un des rôles du syndic de propriété est l'administration de l'immeuble pour en assurer la conservation, la garde et l'entretien. Pour ce faire, il va établir des ordres de mission, faire faire des visites d'immeubles, signer des contrats avec les fournisseurs, etc.
L'exécution des décisions prises en AG
Le syndic va aussi assurer l'exécution des décisions d'assemblées générales. Par exemple, c'est lui qui va commander les travaux nécessaires une fois la décision prise par les copropriétaires. En tant que premier responsable, il va faire le suivi et la réception des travaux.
La gestion du personnel
Le syndic va également gérer le personnel qui s'occupe de l'immeuble au quotidien. Pour ce faire, il va souscrire les polices d'assurance de l'immeuble, engager ou congédier le personnel, ou encore fixer leurs conditions de travail.
Le rôle de représentant du syndicat de copropriétaires
C'est le syndic qui va mettre en œuvre les procédures judiciaires le cas échéant. Il va représenter le syndicat des copropriétaires dans les actions en justice, les démarches et les différents actes civils.
Toutefois, dans le cadre des procédures judiciaires, il doit avoir une autorisation de l'assemblée générale. Dans ce cas, il doit faire un compte-rendu aux copropriétaires. Exceptionnellement, l'aval de l'assemblée générale n'est pas nécessaire pour les actions en recouvrement de créances, les procédures en défense et les assignations en référé.
La mise en place d'un accès en ligne aux documents concernant la copropriété
Le syndic a également pour rôle de proposer un accès en ligne aux documents qui portent sur la gestion de l'immeuble. Cet accès en ligne est une obligation légale. Les documents doivent être accessibles aux membres du conseil syndical et aux copropriétaires, mais l'accès doit être protégé par un code personnel. Les copropriétaires doivent pouvoir imprimer et télécharger ces documents.
La gestion financière
Le syndic a également un rôle à tenir en termes de gestion financière. En effet, il doit réaliser le budget prévisionnel de la copropriété. Il doit également établir les comptes du syndicat ainsi que leurs annexes, avant de les soumettre au vote des copropriétaires.
Le plus souvent, un compte bancaire séparé au nom du syndicat sera ouvert. De même, c'est sur ce compte que toutes les sommes reçues au nom et pour le compte du syndicat de copropriétaires seront versées.
Les droits et devoirs du copropriétaire
Si le fait de devenir copropriétaire n'est pas un nouveau métier, il implique une participation à la vie de l'immeuble. En effet, les copropriétaires doivent d'abord assister à l'assemblée générale qui a généralement lieu une fois par an. Même si la présence du copropriétaire n'est pas obligatoire, ce dernier est toujours tenu d'y assister. C'est lors de ces réunions que seront prises les décisions collectives sur l'immeuble. Les copropriétaires ont la possibilité de mandater des personnes de leur choix pour les remplacer lors de l'AG s'ils ont un empêchement.
Tous les copropriétaires ont un droit de vote, mais son poids va varier selon la taille du logement qu'il détient. En général, les décisions prises en AG portent sur :
- l'élection et le renouvellement du syndic,
- les travaux à effectuer,
- les comptes,
- le budget prévisionnel,
- les fonds pour le financement des travaux…
Être copropriétaire va également générer des devoirs. Le principal devoir de chacun est le respect du règlement de copropriété. Ce dernier détaille tout ce que les occupants ont le droit de faire et ce qu'ils ne peuvent pas faire.
Tout copropriétaire doit payer des charges relatives à l'entretien, au nettoyage, à la maintenance des équipements collectifs, aux honoraires du syndic, etc. Il s'agit de dépenses obligatoires, car ils sont indispensables au bon fonctionnement de l'immeuble. C'est le règlement de copropriété qui va fixer les charges et leur montant (leur calcul est généralement très encadré, suivant des règles très précises).
La digitalisation de la gestion de copropriété
Comme dans tout le secteur de l'immobilier en général, le digital vient également impacter l'activité du syndic. Si passer par un syndic traditionnel a toujours été nécessaire, des solutions numériques proposent désormais aux copropriétaires de réaliser eux-mêmes la gestion de l'immeuble. Or, en confiant la gestion d'un immeuble à un syndic professionnel, les copropriétaires vont bénéficier d'un service professionnel complet. Il va s'occuper de tous les aspects, notamment juridique et financier.
Comme expliqué précédemment, l'ensemble des missions liées à la gestion de l'immeuble sont déléguées au syndic professionnel. Toutefois, la copropriété peut opter pour l'autogestion, à condition qu'elle ait la bonne volonté, le temps, l'entente et les compétences nécessaires. Si ces conditions sont réunies, les copropriétaires peuvent se tourner vers les plateformes payantes.
Il faut cependant faire attention, car derrière leur discours rassurant, ces plateformes ont des actions limitées. En effet, elles ne proposent au final qu'une promesse de conseils et d'assistance. Dans ce cas de figure, ce sont les copropriétaires qui vont assurer les rôles qui sont souvent confiés aux syndics.
Les plateformes de gestion de copropriété en ligne ne doivent pas être confondues avec des syndics en ligne. En effet, ces derniers offrent les mêmes prestations que les syndics traditionnels.
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