3 astuces pour bien gérer la paie de son entreprise

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La gestion de la paie représente une activité fondamentale au sein des entreprises. Bien plus qu'une simple tâche administrative, elle constitue un processus sensible et technique qui nécessite un savoir-faire et une attention particulière. Bien gérer la rémunération de tous leurs employés représente un défi permanent pour les entreprises, car il y a tous les mois, un grand nombre d'éléments à prendre en compte. Cet article présente les meilleures solutions de gestion de la paie en entreprise.

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3 astuces pour bien gérer la paie de son entreprise

Internaliser la gestion de la paie

Plusieurs critères entrent en ligne de compte au moment de choisir une solution de gestion des paies pour son entreprise. Il s'agit notamment de la taille de l'entreprise, l'effectif de son personnel ou encore les besoins liés à l'activité exercée. L'internalisation de la gestion des paies est une solution employée généralement par les grandes entreprises avec un personnel permanent d'une centaine d'employés au moins.

Comment cela se met-il en place ?

Lorsqu'elles optent pour une internalisation de la gestion de leurs paies, les entreprises doivent utiliser un SIRH paie qui est un système informatique conçu spécialement à cet effet. Dans la pratique, l'entreprise doit embaucher ou nommer une ou plusieurs personnes au sein de l'entreprise pour effectuer toutes les tâches liées à la paie. Cette tâche est souvent gérée de concert par les agents des départements des RH et de la comptabilité. Néanmoins, l'entreprise peut également embaucher un gestionnaire de paie qui aura alors pour mission d'accomplir toutes les tâches nécessaires à une bonne gestion de la paie. Il s'agit entre autres de :

- La collecte et de la saisie des éléments variables de paie ;
- Le calcul de la paie et du contrôle de conformité ;
- Le paiement des cotisations sociales (DSN et autres organismes sociaux) ;
- L'établissement des bulletins ou fiches de paie et du virement des salaires ;

L'ensemble des données recueillies est inséré dans l'outil informatique qui effectue alors tous les calculs de manière automatique. Le processus de la gestion des paies est donc entièrement centralisé au niveau de l'entreprise. Il reviendra également au gestionnaire de paie ou aux personnes désignées de réaliser le paramétrage et la mise à jour du SIRH salaire. De même, pour éviter de se retrouver en conflit avec l'URSSAF ou avec un salarié, le gestionnaire de paie doit aussi assurer la conformité de la paie aux dispositions légales et conventionnelles.

Comment le logiciel SIRH paie est-il hébergé ?

Pour l'hébergement du SIRH, les entreprises disposent de deux options. Elles peuvent opter pour un hébergement en monoposte ou pour un hébergement en mode Saas. Dans le premier cas de figure, le logiciel est installé sur le réseau informatique de l'entreprise alors que pour la deuxième option, l'installation est réalisée sur les serveurs du fournisseur du logiciel.

Quels sont les avantages de l'internalisation de la gestion de la paie ?

L'internalisation présente deux bénéfices majeurs pour les entreprises. Elle permet avant tout d'automatiser le processus de paie et donc d'éviter les erreurs. Il résulte alors pour l'entreprise un gain de temps considérable. De même, la gestion interne de la paie permet aux entreprises de posséder une base de données en ligne de tous leurs collaborateurs.

Opter pour une gestion assistée ou semi-externalisée

Dans un système de gestion assistée, l'entreprise a également besoin d'un gestionnaire de paie. Celui-ci devra alors collaborer avec un prestataire de paie. Le prestataire de paie est un professionnel extérieur à l'entreprise qui a pour rôle d'accompagner cette dernière en prenant en charge toute la partie technique du processus de la gestion des paies. Ainsi, lorsqu'il finit de collecter les éléments variables de la paie auprès du service des RH, le gestionnaire de paie transmet les informations collectées au prestataire externe qui se charge de calculer la paie de chaque employé et de procéder aux déclarations sociales.

Le prestataire s'occupe également de la veille légale et conventionnelle. La mise à jour des dossiers des salariés ainsi que la création et la distribution des bulletins de paie demeurent toutefois dans la liste des missions du gestionnaire de paie. La gestion semi-externalisée permet pareillement aux entreprises de gagner plus de temps. Il leur faudra tout de même s'occuper tous les mois de la préparation de la paie. Alors, autant opter pour une gestion entièrement externalisée.

Externaliser la gestion de la paie

L'externalisation permet à l'entreprise de se soustraire au maximum à toutes les tâches relatives à la gestion des paies. C'est un mode de gestion très utilisé par les TPE et les PME et qui leur permet de disposer d'un maximum de temps pour se consacrer pleinement au développement de leurs activités. Ici, il n'est pas nécessaire de recourir aux services d'un gestionnaire de paie.

Le service des RH transmet directement les éléments variables de la paie et les modifications du dossier du personnel au prestataire de paie. Ce dernier s'occupe alors de l'ensemble des tâches restantes allant du calcul de la paie à la délivrance des bulletins de paie. Il a également à sa charge le paramétrage et la mise à jour du logiciel SIRH, les déclaratifs sociaux et même la création de nouveaux employés dans le logiciel de paie en ligne.

Outre le gain de temps apparent pour l'entreprise, l'externalisation permet aussi à l'entreprise de réduire ses charges salariales. De même, le prestataire de paie est seul responsable vis-à-vis de l'URSSAF et du fisc de toutes les irrégularités qui pourraient entacher la gestion des paies à lui confiée. Il faudra néanmoins tenir compte du coût non négligeable qu'engendrerait la sollicitation complète des services du prestataire avant d'opérer son choix.

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