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Depuis quelques années, le besoin des entreprises en bureaux évolue. L'essor du télétravail est passé par là. Durant les années 2010, peu envisageaient un autre modèle que le bureau fixe occupé par le même salarié 5 jours par semaine. Aujourd'hui, les pratiques se multiplient, du flex office au 100% télétravail. Voici quelques tendances de location de bureaux.
Depuis le XXème siècle, les salariés ont traditionnellement un poste attribué sur leur lieu de travail. Que ce soit au sein d'un open space ou d'un bureau privé, ils ont leur propre bureau sur lequel sont posés leur ordinateur et leur téléphone. Ils disposent de leur propre espace de rangement dans lesquelles se trouvent leurs dossiers. Il y a encore quelques années, peu d'entreprises dérogeaient à cette règle. C'était sans compter l'explosion du prix de l'immobilier et l'essor du télétravail. Porté par le wifi et la généralisation des smartphones et ordinateurs portables, popularisé par les entreprises de la Sillicon Valley, le Flex office est un mode d'organisation complètement différent qui tend à se répandre depuis les années 2010. Les salariés choisissent chaque matin l'espace qui leur convient en fonction de la tâche à réaliser dans la journée ou de leur humeur. L'espace intérieur est aménagé en conséquence. Souvent très design et adapté aux valeurs que souhaite véhiculer l'entreprise, il est décomposé en sous-secteurs dotés de tables communes, des bureaux privatifs, d'espace cocooning, des salons... L'objectif est d'offrir des conditions de travail optimales, mais aussi de réduire l'espace loué par l'entreprise. Allié au télétravail, le Flex office permet en effet de diviser la surface de bureaux nécessaire et de faire des économies conséquentes sur le budget de location. Les salariés n'étant présents que deux à trois jours par semaine, l'espace est partagé. Chacun est doté d'un téléphone mobile et d'un ordinateur portable, qu'il va utiliser chez lui comme lors de ses déplacements sur site.
La location de bureaux traditionnels reste plutôt adaptée aux entreprises qui disposent d'un certain budget destiné à l'investissement, et qui ont une visibilité sur leur croissance à moyen terme. Elle est aussi intéressante pour les activités qui peuvent jouir dès le départ d'une certaine stabilité dans leurs effectifs : bureaux d'études, professions libérales... Il faut savoir que la location de bureaux ne fonctionne pas de la même manière qu'une location de logement. La plupart font l'objet d'un bail professionnel, avec engagement de 9 ans résiliable tous les 3 ans par le locataire. Dans certains cas, un bail précaire de 3 ans peut être proposé, ce qui permet de s'affranchir des obligations du bail 3-6-9. Reste que ces formes imposent dans la majorité des cas une lourde paperasse. Les propriétaires préfèrent vérifier la santé de l'entreprise en étudiant ses 3 derniers bilans. Les entreprises nouvellement créées ont donc plus de mal à louer des bureaux de cette manière, à moins de bloquer un dépôt de garantie élevé.
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Les trois premières années d'une entreprise sont les plus cruciales. L'idée qui domine alors est de limiter les coûts. La location de bureaux meublés constitue une réponse satisfaisante. L'entreprise n'a pas à investir dans du mobilier tel que les bureaux, chaises, rangements, voire parfois le téléphone ou la machine à café. Ces éléments ne pèsent alors pas sur la trésorerie. Le coût de bureaux meublés est, en principe, un peu plus élevé que celui de locaux nus. Mais cette solution permet de disposer d'un local à moindres frais en attendant d'avoir une visibilité sur la trajectoire de l'activité et ses besoins en espace. La solution des bureaux meublés est particulièrement adaptée aux entrepreneurs qui se lancent seuls ou à deux. Mais là encore, ils sont susceptibles de donner lieu à un bail professionnel. L'autre solution est d'opter pour les pépiniaires d'entreprises ou les bureaux partagés.
Location bureau à Paris : les annonces de bureaux privatifs ou partagés à louer dans la capitale.
Pour les entrepreneurs, les débuts peuvent parfois se révéler difficiles moralement. Les bureaux partagés ont l'avantage d'offrir un environnement de travail collectif et convivial, entouré d'autres entrepreneurs. Ce type de lieu favorise les échanges et parfois les partenariats d'affaires. Comme les bureaux louer meublés, les bureaux à partager disposent bien souvent du mobilier nécessaire au démarrage de l'activité, ce qui limite l'impact sur la trésorerie. Cette solution peut aussi être adoptée par des entreprises déjà anciennes. Elle présente notamment des avantages pour celles qui souhaitent créer une filiale, développer une nouvelle implantation géographique, ou pour lesquels les salariés sont souvent en déplacement dans une même zone. Les bureaux à partager sont souvent des espaces sous-loués par des sociétés ou associations qui disposent d'une surface libre dans leurs propres locaux. Selon les offres, il peut s'agir de postes de travail en open space ou de location de bureaux privatifs. Les bureaux partagés sont aussi disponibles dans les lieux dédiés aux start-up et dans des pépinières d'entreprises. La facturation est fonction du nombre de postes à louer et du cloisonnement ou non de l'espace.
La crise du Covid a changé les mœurs vis-à-vis le télétravail. Employés et employeurs y trouve des avantages, à commencer par l'économie d'un budget dédié à la location des bureaux et à l'achat du mobilier. Néanmoins, le télétravail prive d'une ambiance, et l'isolement des salariés chez eux peut vite peser sur leur moral et sur la productivité. D'où l'importance de pouvoir se retrouver en équipe une ou plusieurs journées par mois. Dans ce cas, inutile de louer des bureaux permanents qui seront vides la plupart du temps. Certains prestataires proposent la location de bureaux ou de salles de réunion à l'heure ou à la journée. L'occasion d'occuper une surface accessible, adaptée aux effectifs et disposant de tous les équipements nécessaires (prises, rétroprojecteurs, café et croissants), le tout accompagné de services à la carte. Les bureaux flexibles sont louables pour des durées variables de 1 heure à 3 ans. Certains prestataires proposent une offre de plusieurs jours par mois, à utiliser au gré des besoins.
Quid du siège social de l'entreprise en cas de bureau nomade ? La loi oblige les entreprises à établir une adresse pour leur siège social, où elles peuvent par ailleurs recevoir du courrier. Dans le cadre de bureaux nomades ou d'organisation 100% en télétravail, les entrepreneurs peuvent opter pour l'hébergement de l'entreprise à leur domicile. Toutefois, cette solution comprend ses limites : l'adresse de l'entrepreneur est alors publique, ce qui peut freiner certaines personnes quant à la protection de leurs données personnelles. La deuxième solution est la domiciliation d'entreprise. Celle-ci peut être réalisée grâce à un organisme spécialisé en qui dispose d'un agrément. La société dispose alors d'une adresse propre et d'un service de réception de courrier. La troisième solution est de faire héberger la société au même endroit qu'une société tierce amie, qui pourra recevoir les courriers.
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