Fiche de paie pour les associations : mode d'emploi

Les fiches de paie pour les salariés d'associations : une obligation légale réglementée

Une association embauchant des employés est soumise au Code du travail. La fiche de paie est une obligation légale, quels que soient le temps de travail et la rémunération du salarié. Sur la forme, il existe de nombreux modèles gratuits. Sur le fond, la tâche s'avère beaucoup plus ardue.

Pour établir une fiche de paie d'association, il ne faut pas oublier que le bulletin doit comporter des mentions obligatoires, détaillées dans l'article R3243-1 du Code du travail :

- Les éléments concernant l'employeur : raison sociale (nom), adresse, numéro SIRET, code APE ou NAF, code URSSAF.

- Les éléments concernant le ou la salarié(e) : nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale, poste occupé, classification conventionnelle de la fonction ou coefficient hiérarchique et, le cas échéant, convention collective appliquée.

- Le salaire et son calcul : les éléments doivent être très précis, que ce soit concernant le temps de travail (période de paie, date de paiement, quotité de temps de travail, nombre d'heures normales et supplémentaires, congés pris sur la période...), ou la rémunération (brut, net à payer avant et après impôt sur le revenu, prélèvement à la source, cumuls annuels...). Et surtout, la fiche de paie détaille toutes les cotisations patronales et salariales, proratisées en fonction du temps de travail.

- La mention rappelant que le bulletin de paie est à conserver sans limitation de durée.

- Les éléments variables et individuels : remboursement de frais de mission, prime de transport, acompte déjà versé...

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Les erreurs sur le bulletin de salaire : un coût pour l'association

La loi Essoc de 2018 consacre le principe du droit à l'erreur. Il s'applique en cas d'erreur « de bonne foi » sur les fiches de paie. Cependant, toute erreur a un coût lié au retraitement. Et toute erreur comporte des risques : le risque d'alerter l'URSSAF, en cas d'erreurs répétées dans les cotisations, avec à la clé un contrôle ou des taux majorés ; le risque de sanctions pénales en cas de soupçon de travail dissimulé ; le risque d'une procédure aux Prud'hommes suite à un litige avec un salarié.

Quand on n'est pas un expert de la paie, ne pas commettre d'erreur s'avère difficile. En cause : la complexité des cotisations patronales et salariales. Chacune est calculée sur des bases différentes, auxquelles sont appliqués des taux distincts. Ces derniers varient en fonction de la rémunération, du type de contrats, du secteur d'activité. Ils évoluent avec la réglementation et le montant du SMIC.

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Utiliser un logiciel de paie pour une association ?

Les associations n'ont pas toujours les compétences ni le temps pour gérer cette complexité. Utiliser un logiciel de paie peut être pertinent pour se prémunir des risques et gagner du temps. De nombreuses offres existent sur le marché. Tout est possible : automatisation des bulletins de salaire, veille réglementaire, intégration automatique des taux, gestion des congés, gestion des formations, suivi du temps de travail, voire externalisation complète de la paie.

Face à une offre aussi complète, bien identifier les besoins est essentiel pour éviter l'usine à gaz, sélectionner les fonctionnalités pertinentes, paramétrer les modules et limiter les coûts. Il n'y a pas une solution globale, mais des solutions adaptées pour chaque association.