Déposer ses comptes annuels sur le guichet unique : mode d'emploi

Le dépôt des comptes est centralisé par l'INPI sur le Guichet Unique

L'épilogue de la clôture des comptes de l'année 2023 est enclenché. Une fois la clôture passée, les comptes certifiés et ratifiés lors de l'assemblée générale, ceux-ci sont destinés à être soumis au greffe du tribunal de commerce. Cette procédure, pas toujours aisée notamment pour les entrepreneurs qui la suivent de façon autonome, s'est densifiée l'année dernière avec la mise en place du « guichet unique ».

Ce portail, géré par l'INPI, regroupe dorénavant la totalité des formalités autrefois menées sur différentes plateformes, y compris celle des Greffes. Il englobe à présent tous les procédures relatives à la création, à la modification et à la dissolution des sociétés, ainsi que le « dépôt des comptes annuels » : démarches administratives, enregistrement de marque, gestion des brevets... Cette centralisation est plutôt pratique. Encore faut-il réussir à s'en servir.

Toutes les sociétés commerciales sont tenues par la loi de déposer chaque année leurs comptes auprès de l'administration. La nature des documents à soumettre varie en fonction du type de l'entreprise. Quelle que soit sa taille, son représentant légal est tenu de fournir le bilan annuel, le compte de résultat, le procès-verbal de l'assemblée générale répertoriant ces éléments, certaines annexes et, si applicable, le rapport du commissaire aux comptes.

La procédure de dépôt des comptes, peut quant à elle être réalisée par courrier recommandé ou en se déplaçant au tribunal. Mais le plus pratique reste le dépôt en ligne grâce au Guichet Unique.

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Quelles sont les étapes pour déposer les comptes annuels d'une entreprise sur le Guichet Unique ?

Pour procéder au dépôt de vos comptes en ligne, il vous suffit de vous rendre directement sur le site procedures.inpi.fr. Notez que l'identification peut être effectuée par le biais du dispositif FranceConnect. Cependant, il est impératif de vous identifier en tant qu'entreprise pour ne pas confondre avec une session individuelle, une procédure que vous utilisez régulièrement pour des démarches personnelles comme la déclaration d'impôt ou des besoins relatifs à la sécurité sociale.

Depuis quelques mois, l'administration a aussi mis en place une connexion grâce au service Mon Identité Numérique géré par La Poste. Ce système est très pratique, puisqu'il va vous permettre de pouvoir signer le dépôt des comptes grâce à une signature électronique valide à l'issue de la procédure. Nous encourageons donc vivement à souscrire ce service gratuit et simple à mettre en place en se déplaçant dans un bureau de Poste.

Si vous n'avez pas encore de compte sur le site, il est possible d'en créer un en sélectionnant l'option « première visite - créer un compte » que vous trouverez dans le cadre « INPI Connect » situé à droite de l'écran. Une fois votre compte créé, vous serez en mesure d'accéder à votre espace personnel.

À partir de cette interface, il vous sera possible de lancer de nouvelles procédures. Pour le dépôt des comptes, rendez-vous dans le cadre intitulé « entreprise » avec un en-tête en bleu clair, puis cliquez sur « déposer les comptes annuels ». Une nouvelle fenêtre apparaîtra alors.

Dans le champ prévu à cet effet et situé à droite sous l'intitulé « Dépôt de comptes annuels », il vous sera demandé de fournir le numéro Siren associé à votre entreprise. Ce numéro à neuf chiffres, délivré par l'INSEE, est aussi connu sous le nom de « numéro de RCS ». Une fois ce numéro renseigné, le nom de votre entreprise devrait apparaître automatiquement. Cliquez sur ce dernier.

Une page récapitulative contenant les caractéristiques de votre société (dénomination, forme juridique, code APE, etc.) s'affiche ensuite. Si toutes les informations sont correctes, cliquez sur l'option « déposer des comptes annuels » qui se situe dans le cadre à droite, au-dessus des informations d'identification de votre entreprise.

Une nouvelle interface apparaît, dans laquelle le remplissage de certaines sections est obligatoire. Les sections grises sont déjà pré-remplies et ne peuvent être modifiées. Cela peut susciter une certaine confusion, notamment avec celles qui portent un titre accompagné d'un astérisque rouge, suggérant qu'un remplissage est indispensable. Ne vous souciez pas des sections non-modifiables.

Continuez en cliquant sur « étape suivante » en bas à droite. La page suivante demande des informations précises. Votre entreprise dépose-t-elle des comptes consolidés ? Dans l'éventualité où elle fait partie d'un groupe, c'est probable. Sinon, elle n'en a probablement pas. Votre entreprise est-elle dispensée du rapport de gestion ? Pour déterminer cela, il faut consulter l'article L.132–1 IV du Code de commerce qui précise que les commerçants, personnes physiques ou morales, pour lesquels 2 des 3 seuils suivants ne sont pas dépassés lors du dernier exercice comptable clos annuellement. Ces seuils sont :

- un total du bilan inférieur à 350.000 euros;

- un montant du chiffre d'affaires inférieur à 700.000 euros;

- un nombre moyen de salariés employés au cours de l'exercice inférieur à 10 personnes.

Ces deux premières informations sont généralement disponibles dans les comptes établis par le comptable de l'entreprise. Le total du bilan représente par exemple le montant net de l'actif (et du passif) mentionné au bilan. Si l'entreprise satisfait au moins deux de ces trois conditions, la rédaction du rapport de gestion n'est pas requise, sauf si elle est membre d'un groupe. Une fois que vous avez fourni toutes les informations nécessaires, cliquez en bas à droite sur « étape suivante ».

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Déposer ses comptes annuels : les documents demandés

Nous sommes maintenant à l'étape cruciale du processus que l'on pourrait qualifier de « dépôt des comptes ». Vous devez télécharger les documents nécessaires adaptés à votre situation, sous format PDF et avec une taille de fichier ne dépassant pas 10 Mo. Il vous faudra choisir initialement si vos comptes annuels doivent rester confidentiels. Pour ce faire, cochez simplement la case correspondante.

Puis, indiquez le montant total de vos capitaux propres. Vous pourrez trouver ce chiffre dans la section passif de votre bilan, sous l'intitulé « total des capitaux propres ». Ensuite, vous devrez télécharger votre bilan au format PDF, soit en le glissant dans l'espace prévu à cet effet, soit en le sélectionnant directement depuis votre ordinateur.

Un processus similaire sera nécessaire pour le compte de résultat. Assurez-vous de signaler si vous souhaitez maintenir sa confidentialité en cochant la case appropriée, puis insérez le montant du chiffre d'affaires annuel ainsi que le résultat net dans les champs prévus à cet effet. Vous devrez ensuite télécharger le document contenant le compte de résultat au format PDF.

Les sections suivantes nécessitent le téléchargement de pièces justificatives complémentaires. Chaque document pourra être gardé confidentiel ou non par les microentreprises. La première case concerne les annexes aux comptes annuels, mais les microentreprises en sont exemptées. Concernant les petites entreprises qui répondent aux critères précités, elles peuvent émettre des annexes simplifiées. Ces documents synthétisent les méthodes comptables utilisées, l'état des créances et dettes, toutes les obligations financières et éventuellement d'autres opérations non répertoriées dans le bilan. Ces informations peuvent être obtenues auprès de votre expert-comptable.

D'autres documents peuvent être nécessaires comme la proposition d'affectation du résultat adressée aux actionnaires, la résolution d'affectation du résultat inscrite dans le procès-verbal de l'assemblée générale décidant ou non de la distribution du bénéfice et du montant alloué aux réserves et au report à nouveau.

Joignez également une copie de la délibération de l'assemblée générale ou de la décision de l'associé unique, qui reprend les décisions prises lors de l'assemblée générale. Certaines entreprises qui ne s'identifient pas comme des microentreprises doivent ici insérer le rapport de gestion. Celui-ci devra être présenté aux actionnaires avant l'assemblée générale. L'article L232-1 du code de commerce stipule qu'il doit notamment contenir des explications sur les comptes annuels, sur les événements marquants de l'exercice écoulé, le futur de l'entreprise et de ses activités, les délais de paiement des fournisseurs, ainsi que d'autres garanties et conventions éventuelles passées avec des tiers.

Rappelons que depuis 2018, la plupart des sociétés sont également tenues de renseigner leur politique de développement durable. D'autres documents peuvent être exigés, tels que le rapport du commissaire aux comptes (s'il a été nommé), la déclaration de confidentialité des comptes ou du compte de résultat si nécessaire. Ces informations sont vitales pour empêcher une diffusion publique de ces documents. Par ailleurs, n'oubliez pas de joindre une procuration si le dépôt des comptes est réalisé par un mandataire. Une fois tous les documents téléchargés, cliquez sur « étape suivante » au bas de la page à droite. Une nouvelle page apparaîtra avec un récapitulatif. Si toutes les informations sont correctes, cliquez ensuite sur « valider les comptes annuels ».

Comment éviter que les comptes soient publics ?

Une fois finalisés, les comptes annuels sont destinés à être rendus accessibles au grand public. En règle générale, ils seront visibles sur les sites web spécialisés en informations d'entreprise et pourront y être téléchargés. Cependant, certaines entreprises ont la possibilité d'opter pour une non-divulgation publique de leurs comptes. Elles sont caractérisées par la définition de la microentreprise mentionnée précédemment, en ne dépassant pas deux des trois seuils suivants : un total de bilan de 350 000 €, un chiffre d'affaires de 700 000 € ou un effectif de 10 salariés.

D'autres types d'entreprises, qualifiées de « petites entreprises », ont également l'option de ne rendre public que leur bilan si elles ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : un total de bilan de 6 millions d'euros, un chiffre d'affaires net de 12 millions d'euros ou un effectif moyen de 50 employés pendant l'année fiscale.

Il est à noter que certaines entreprises, dont l'activité principale est basée sur la gestion d'investissements financiers, sont dans l'incapacité de demander la confidentialité de leurs comptes. Cependant, une nuance est à souligner concernant le fait de posséder des participations. Si votre activité suscite un doute sur le droit à la confidentialité des comptes, il est vivement conseillé de consulter un expert-comptable ou un avocat spécialisé dans ce domaine.

Si l'entreprise est éligible, il suffit de cocher la case dédiée lors de leur dépôt. Il ne faut pas oublier également de fournir un document de déclaration de confidentialité lorsque cela est requis.