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Pour toutes les entreprises qui monétisent leurs services ou commercialisent des produits divers, le processus de recouvrement revêt une grande importance. Il est essentiel de mettre en place des systèmes souples pour permettre aux clients de payer les sommes dues en intégralité, tout en préservant la relation client. Des études soulignent qu'en moyenne les entreprises dépensent 15% des créances recouvertes pendant lesdites opérations de recouvrement. Pour les entreprises, il est essentiel d'améliorer le taux de créances recouvertes avec des processus fluides et peu coûteux.
Les solutions offertes par les avancées technologiques permettent de gagner en simplicité, en efficacité et en souplesse pour le recouvrement des créances. Pour une grande majorité de clients, la sécurité des données personnelles est une question majeure pour le cas des paiements à distance. La saisie des coordonnées bancaires sur un canal ou une interface donnée doit également favoriser l'indépendance des clients. Avec des solutions comme Upflow, les clients ont la liberté de réaliser les paiements lorsqu'ils le souhaitent. Ils reçoivent en outre des relances systématiques qui permettent d'éliminer tout risque d'oubli. Il faut noter que la possibilité de régler un paiement en dehors des heures d'ouverture des entreprises peut largement aider à réduire les impayés ou les retards. Une bonne solution logicielle apportera donc en résumé flexibilité, sécurité, et praticité.
La réactivité des ressources humaines est précieuse quand il s'agit d'anticiper tout risque de défaut de paiement. En cas de retard notamment, il sera important de réagir convenablement avec des rappels à bonne date. Tout ceci suppose des consultations régulières de la balance de l'entreprise, relativement à l'ensemble des comptes des clients.
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Les entreprises en ont parfaitement conscience : prendre contact avec un client ne garantit pas un paiement en retour à bonne date. Il arrive que le débiteur ne dispose pas des fonds ou des liquidités nécessaires au moment du contact, qu'il ne soit pas disponible pour réaliser le paiement, ou simplement qu'il oublie de tenir ses engagements. Pour minimiser les risques, il est important de tenir compte des raisons qui peuvent empêcher la majorité des clients de régler leur paiement. Il sera ainsi judicieux de proposer plusieurs facilités de paiement si possible. - Le paiement comptant est une possibilité à offrir aux clients qui souhaitent régler sans report et en intégralité ; - La possibilité d'un paiement programmé est également nécessaire pour offrir au client une certaine liberté ; - Il peut également être très judicieux de proposer des paiements en plusieurs fois. L'objectif est de faciliter la tâche au client en tenant compte de ses difficultés. Ce type de concessions peut faire des différences importantes et transformer de nombreux impayés potentiels en créances recouvertes sur la durée.
Opter pour l'externalisation du processus de recouvrement peut être un moyen intéressant de maîtriser les dépenses relatives, pour une efficacité meilleure. Dans la majorité des cas, les entreprises privilégient une approche hybride en confiant certaines campagnes de recouvrement à des compagnies spécialisées. Cela permet aux ressources humaines de l'entreprise de se consacrer pleinement à d'autres tâches. Les prestataires ou partenaires extérieures à l'entreprise sont également un bon moyen de préserver l'image de l'entreprise, notamment en raison du professionnalisme.
Pour optimiser sa stratégie de recouvrement, il est important que l'entreprise mesure les effets des différents outils ou stratégies qu'elle met en place. Des indicateurs comme le parcours du paiement ou la performance du service de recouvrement sont représentés par des données concrètes et mesurables. Le taux de recouvrement est par exemple un indicateur élémentaire. Il désigne l'efficacité ou la bonne exécution du service de recouvrement. Il est également utile de tenir un compte précis des transactions qui échouent ou qui aboutissent selon les cas, afin de déceler les différentes solutions à apporter dans le processus. Lorsqu'il y a une grande proportion d'erreurs dans les transactions de paiement, cela peut indiquer des campagnes ou des méthodes d'enregistrement inadapté. Les solutions logicielles présentent à cet effet de gros avantages en termes de précision. Il est en général recommandé de privilégier les recouvrements à l'amiable en cas d'impayés. Ce choix est le meilleur pour préserver la relation avec le client, mais aussi pour maximiser les chances de récupérer totalement ou partiellement les impayés.
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