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De l'enregistrement à l'anticipation des cotisations sociales, les professionnels libéraux doivent réaliser des démarches administratives en vue de leur installation.
Tous les ans, environ 300.000 personnes s'installent en libéral. Si certains métiers sont encadrés (médecins, avocat...), pratiquement toutes les activités sont éligibles à une activité indépendante. Les professions libérales sont ainsi classées en 2 catégories : les activités réglementées, qui nécessitent une autorisation pour s'installer et exigent un diplôme et/ou une inscription à l'ordre professionnel, et les activités libres. Les métiers réglementés comprennent les professions liées à la santé (médecin, infirmier...), les professions juridiques (avocat, notaire), comptables, l'architecture... Les activités non réglementées peuvent inclure une multitude de services comme le conseil, l'immobilier, le coaching... Pour démarrer en indépendant, la première étape consiste à déterminer votre activité et, si nécessaire, à vous inscrire auprès de l'ordre ou de l'organisation professionnelle correspondante.
Il est possible de s'établir en nom propre ou de s'associer au sein d'une structure libérale. La plus connue est la SELARL, souvent utilisée par les professions médicales, et la SCP, largement utilisée par les métiers du droit (avocats, huissier...). Le cumul avec une activité salariée est aussi possible. À noter : depuis 2022, le statut d'EIRL n'existe plus. Il a été remplacé par celui d'entrepreneur individuel. Enfin, il est possible de cumuler une activité salariée et une activité libérale.
En tant que profession libérale, il est nécessaire de déclarer votre activité dans les 8 jours suivant sa date de début. Depuis le 1er janvier 2023, cette procédure est dématérialisée et doit s'effectuer via un nouveau système appelé « guichet unique », dont la gestion revient à l'INPI (Institut National de la Propriété Intellectuelle). Le guichet unique est un portail en ligne qui remplace toutes les procédures existantes et permet une inscription dématérialisée auprès de divers organismes tels que l'INSEE, l'URSSAF et les caisses de retraite. La mise en place de ce nouveau système présente plusieurs avantages, notamment un processus de déclaration d'activité plus simple et plus rapide, la fin de l'inscription sur le site du CFE de l'URSSAF et la transmission automatique des informations aux organismes concernés.
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L'étape suivante consiste à ouvrir un compte bancaire professionnel, qui permettra d'encaisser les clients / patients et d'effectuer les dépenses courantes liées à l'activité. Cette séparation des comptes est importante pour facilité la comptabilité et la visibilité sur sa trésorerie. Les libéraux seront aussi fortement incités, quand ce n'est obligatoire, de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro). Ce contrat couvrira les conséquences des éventuels dommages liés à l'activité et causés aux tiers, que ce soit dans le local ou lors de la pratique professionnelle. Enfin, il est important de confier sa comptabilité à un expert-comptable. Si le dépôt d'un bilan annuel auprès des greffes n'est pas obligatoire, l'administration fiscale peut à tout moment exiger des justificatifs. La bonne tenue des comptes est donc importante.
A noter : certaines professions, notamment réglementées, sont également contraintes d'adhérer à une association de gestion agréée, ou AGA.
Dans les cas généraux, le taux de cotisation des professions libérales est d'environ 32% des recettes hors charges. Ces charges sociales englobent la sécurité sociale et la retraite. Le taux peut toutefois être différent en fonction de la profession, notamment si celle-ci est réglementée. Une fois les premières recettes encaissées, il faut anticiper. Les 2 premières années d'activité, les cotisations sont forfaitaires et payées avec un décalage. Une régularisation, à la hausse si tout va bien, a lieu les années suivantes lorsque les revenus réels sont connus. Le professionnel avisé gardera donc de la trésorerie de côté pour faire face à cette dépense. Concernant les impôts, les revenus des libéraux sont imposés dans la catégorie des BNC (bénéfices non commerciaux). Le professionnel déclarera l'ensemble de son chiffre d'affaires, auquel il sera appliqué un abattement de 34% si celui-ci est inférieur à 72600 euros. Les personnes dont le CA est supérieur, et celles qui le choisissent, peuvent déduire leurs charges au réel.
