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Le Kbis est un document officiel qui fait figure de carte d'identité d'une entreprise. Il peut être demandé dans de nombreuses situations (clients, fournisseurs, administration...) afin de démontrer l'immatriculation au Registre National du Commerce et des Sociétés et fournir toutes les informations officielles.
Toutes les entreprises, qu'elles soient commerciales ou individuelle, doivent être immatriculées au Registre National du Commerce et des Sociétés (RNCS). C'est lors de cet enregistrement que leur est attribué un numéro de RNCS, également appelé numéro SIREN. Le Kbis est un document officiel délivré et signé par les Greffes, qui prouve cette immatriculation. L'extrait de Kbis ne peut être délivré que par les Greffes du tribunal de commerce dont dépend l'entreprise. Il peut toutefois être obtenu sur Internet sur l'un des sites officiels. Lorsqu'il est imprimé, il s'agit d'un document imprimé sur papier bleu. Dans tous les cas, il comprend l'entête du greffe du tribunal concerné, son tampon, affiche un numéro officiel de gestion et est signé du greffier. Attention, car un vrai Kbis doit obligatoirement être signé par le greffier. Lorsqu'il est obtenu de façon dématérialisée, il est possible de s'assurer de sa validité grâce à un code de vérification à taper le site https://infogreffe.fr/controle, ou grâce à un QR code affiché en haut à droite. Les documents qui n'émanent pas des greffes ne sont pas, à proprement parler, des Kbis. Dans la plupart des cas, les entités qui demandent à une entreprise de fournir un extrait de Kbis exigent que celui-ci soit daté de moins de trois mois. Cela réduit le risque que le document ne soit pas à jour. En effet, il possible de modifier une société à tout moment : instances de direction, adresse, activité, nom, forme juridique etc. Quels que soient les changements, seul le numéro de RNCS, ou numéro Siret, reste identique de la création à la radiation de l'entreprise. Une fois l'entreprise dissoute, il n'est jamais réattribué.
Depuis fin 2021, la fourniture de l'extrait Kbis n'est plus nécessaire dans le cadre de certaines démarches administratives, comme la candidature à des appels d'offres publics ou lors d'un redressement judiciaire.
Toute personne peut demander l'extrait Kbis de n'importe quelle société ou entrepreneur individuel. Le chef d'entreprise peut l'obtenir gratuitement sur le site monidenum.fr. Les tiers peuvent en faire la demande sur le site infogreffe.fr, mais cette démarche est payante. Son coût est de 3,37 € avec une mise à disposition immédiate par mail ou téléchargement et 4,18 € avec un envoi par courrier. Il est également possible de demander un Kbis directement sur place au Tribunal de commerce dont dépend l'entreprise en question. Le tarif est alors de 2,69 €.
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Le Kbis est un document officiel. Si l'objectif est uniquement de se renseigner sur une entreprise ou un établissement, il est possible de consulter les informations du registre grâce à son numéro de RNCS ou son nom.
L'extrait K, ou k Bis, reprend toutes les informations officielles concernant l'entreprise au jour de la demande. Il s'agit notamment : - Du nom de la société (raison sociale), de son sigle ou de son enseigne, - De son numéro Siret, - De son code NAF ou APE, qui classifie son activité dans la nomenclature officielle, - De sa forme juridique (entreprise individuelle, SAS, SARL, SA, SCI...) - Du montant de son capital social, - De l'adresse officielle de son siège social, - De sa date de création, - Du détail de son activité, - De l'identité de ses représentants (gérant, président, directeur général...) avec ses nom, prénoms, date de naissance, nationalité etc. - Du nom du greffier qui signe le document, - Lorsque l'activité est réglementée, le Kbis précise également la référence des autorisations obligatoires pour exercer.
Les artisans et professions libérales (à moins qu'ils exercent en société par exemple sous forme de SELARL), ne sont pas concernés par ce document. Les artisans sont tenus de fournir un extrait D1. Les professions libérales obtiennent quand elle a un numéro de SIREN auprès de l'URSSAF.
