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Toute entreprise amenée à proposer des services sur-mesure à ses clients se doit d'établir des factures, mais aussi des devis. Si certaines structures utilisent encore des solutions basiques telles qu'Excel et même des facturiers papier pour gérer ces tâches, il faut savoir qu'elles n'assurent pas une gestion optimisée. En effet, le risque de faire des erreurs demeure, sans parler du délai de traitement qui peut être particulièrement long. L'utilisation d'un logiciel spécialisé est rendue obligatoire par la loi anti-fraude à la TVA pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Que cette utilisation leur soit imposée ou non, de plus en plus d'entreprises et d'artisans du BTP font le choix d'utiliser un logiciel de factures et de devis pour des raisons pratiques évidentes et de productivité. En quoi l'utilisation d'un logiciel de facturation fait plus pro pour l'entreprise ?
Le logiciel de facturation offre l'avantage de faciliter la centralisation des données des clients : coordonnées, conditions tarifaires négociées, TVA applicable, modalités de paiement, etc. Une fois que ces informations sont enregistrées dans l'outil, celles-ci seront enregistrées et évitent de saisir à nouveau ces données pour le cas des factures récurrentes établies pour les clients de longue date.
Les logiciels de devis et de facturation peuvent être généralistes ou spécialement conçus pour des secteurs d'activité en particulier. Cela est dû au fait que d'un secteur à un autre, le cadre légal de la facturation ne sera pas le même et surtout, certaines fonctionnalités spécifiques pourront être indispensables. Pour le secteur du BTP par exemple, le logiciel de facturation doit permettre la création de bibliothèques de prix d'ouvrages et disposer d'autres fonctionnalités spécifiques comme l'établissement de devis travaux et des factures spécifiques au bâtiment (les avoirs, les situations de chantiers, les acomptes?), l'insertion de champs spécifiques comme la retenue de garantie et l'autoliquidation de TVA dans les factures, le calcul du déboursé sec, des marges, des taux de TVA normaux ou réduits... Grâce à ces options, il devient plus facile de s'adapter aux réalités du secteur et de se mettre en conformité avec la réglementation. Les entreprises qui oeuvrent dans le secteur du bâtiment ont, de ce fait, tout intérêt à opter pour un logiciel de devis gratuit pour établir des documents comptables dans les normes facilement et rapidement. De plus, l'utilisation du logiciel de facturation constitue un moyen pour les artisans du secteur du bâtiment d'assurer un meilleur suivi des chantiers et donc par extension de mieux organiser les travaux, le stockage des matériaux, le planning, etc. Il convient de souligner toutefois que la mise en oeuvre de certains logiciels de facturation dans l'entreprise peut être particulièrement fastidieuse, notamment si celle-ci dispose déjà d'un système d'information. Dans cette situation, elle nécessite un travail préalable de développement et différents paramétrages qui sont souvent du ressort d'un technicien spécialisé. C'est la raison pour laquelle il est indispensable de bien comparer toutes les offres de logiciels avant de décider de sa mise en place. L'intérêt est de pouvoir disposer d'un logiciel ergonomique dont la prise en main est simplifiée et qui sera rapidement fonctionnel.
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En optant pour un logiciel de facturation qui propose une fonctionnalité de suivi du poste « client », le suivi du recouvrement des créances devient également plus simple. En effet, l'outil est paramétré pour envoyer une alerte en cas de factures impayées et même envoyer un email de relance auprès des clients si besoin. Il garantit ainsi à l'entreprise de pouvoir se faire payer à temps ou de prendre les dispositions qui s'imposent en cas de retard de paiement. L'outil peut également servir à optimiser l'efficacité commerciale de l'activité en donnant accès à des données comme les statistiques de vente, le taux de transformation des devis, la fréquence du paiement, les délais... Ce sont des chiffres qui seront exploitables par la suite pour déterminer les axes d'amélioration de la stratégie commerciale.
En plus d'être particulièrement chronophage, l'utilisation des tableurs et des facturiers papier laisse une marge d'erreur dans les calculs. Avec un logiciel de facturation, le processus est automatisé, ce qui réduit le risque d'erreurs courantes lors des opérations liées par exemple au calcul des montants dus en prenant en compte les quantités et les conditions tarifaires définies, l'application des remises, l'utilisation des données client, le report du taux de TVA applicable selon la nature des produits ou de la prestation de services, etc. Plus important encore, le logiciel préserve de tout oubli de facturation grâce à l'enregistrement de toutes les étapes des opérations.
Le professionnalisme de l'entreprise doit se refléter non seulement à travers ses procédés, mais aussi les documents fournis aux clients et aux fournisseurs. Aujourd'hui, l'image de marque compte pour beaucoup dans la fidélisation, de fait, si les outils de traitement de texte comme Excel et Word permettent d'établir des devis et des factures, force est d'admettre que le résultat ne fait pas très professionnel. Tout l'intérêt d'établir des devis et des factures avec un logiciel dédié est de pouvoir harmoniser les documents avec la charte graphique de l'entreprise. Ce sont des détails qui impactent la perception de l'image de marque auprès du public.
La facturation et l'établissement de devis sont des tâches incontournables en plus d'être chronophages et répétitives. Le logiciel répond à cette problématique en permettant la création de modèles standards de documents comme les bons de livraison, les devis, les factures, etc. puisqu'ils contiennent déjà toutes les mentions obligatoires. Il donne également la possibilité de dématérialiser les processus comme l'envoi des documents auprès de leur destinataire par exemple, mais également de synchroniser les données avec le logiciel de gestion comptable et de transformer plus facilement les documents. En ce sens, on peut considérer que l'utilisation du logiciel de facturation et de devis peut être un levier de productivité dans l'entreprise dans la mesure où le temps gagné grâce à l'automatisation des processus peut être consacré à d'autres tâches importantes comme la prospection par exemple.
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