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La réduction des charges de copropriété est au cœur des préoccupations de nombreux immeubles. Les Assemblées Générales sont bien souvent l'occasion de demander au Syndic la réalisation de mises en concurrence pour réaliser des économies. Mais est-ce la meilleure manière pour réaliser des économies ? Selon nous, la mise en concurrence des prestataires de la copropriété n'est pas le meilleur moyen pour réduire les charges de copropriété. Elle contribue à bénéficier des prix de marché et à éviter les abus notamment liés aux augmentations annuelles des contrats, mais il existe une multitude de moyens pour maîtriser plus efficacement les charges.
Tous les professionnels de la copropriété sont unanimes : il n'existe pas de copropriété bien gérée sans un Conseil Syndical investi ! Le Conseil Syndical est le représentant du Syndicat des Copropriétaires auprès du Syndic. Il s'assure de la bonne gestion de l'administrateur de Biens et l'assiste dans ses missions. Ainsi, un Conseil Syndical impliqué pourra entre autres : • Remonter les bonnes informations au gestionnaire quant à la bonne réalisation ou à la qualité des interventions réalisées par les prestataires • Regrouper les demandes pour éviter les interventions inutiles (pour le remplacement des ampoules, par exemple) • Réaliser quelques prestations faciles et rapides plutôt que de recourir à un prestataire extérieur • Décider de l'engagement d'une dépense, dans la limite de ses responsabilités, au nom du Syndicat des Copropriétaires
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Le principal inducteur de coût pour tout besoin que l'on couvre, n'est pas le prix, mais bien la solution achetée en elle-même. Ainsi, avant de négocier un prix avec un prestataire, il est impératif de bien vérifier que le besoin est clairement exprimé dans un cahier des charges détaillé et que la proposition du prestataire répond précisément aux attentes de la copropriété. A titre d'exemple inspiré de la vie des particuliers : est-il pertinent de souscrire une assurance tout risque pour un véhicule ayant 300 000 km au compteur ? Vous aurez beau négocier férocement, vous serez loin de l'économie réalisée en réadaptant la couverture d'assurance au besoin réel. Les contrats de prestations souscrits par la copropriété doivent donc être révisé un par un, en vérifiant, d'une part, que la description des prestations répond bien à ce que souhaite les copropriétaires et, d'autre part, que l'offre proposée par le prestataire est conforme à cette description. Ce n'est qu'une fois que ces points sont clarifiés qu'il devient pertinent de définir « le bon prix ».
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En suivant la même philosophie qu'au point précédent, on admet aisément qu'il est plus pertinent de réduire ses consommations que de se limiter à la négociation du prix. La meilleure manière de réduire ses coûts d'énergie et d'eau est de veiller à limiter la consommation. Il existe de nombreuses techniques pour cela : • La mise en place de compteurs individuels pour responsabiliser chacun sur ses propres consommations (éviter le phénomène « peu importe ce que je consomme à titre personnel, c'est la copropriété qui paie ») • Le pilotage des consommations : il est pertinent de mettre en place un suivi afin d'observer les dérives qui peuvent être le signe d'un problème de réglage ou de la présence de fuites • La maintenance des équipements est essentielle pour limiter les consommations d'énergie. Par exemple, une chaudière défectueuse perd en rendement et génère plus de consommation pour une même température dans les tuyaux • Limiter la période de chauffe, réduire la température de consigne, revoir les règles d'arrosage, mettre en place des détecteurs de présence, (...). sont autant d'actions permettant de réaliser des économies d'énergie
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Comme nous venons de le voir, le bon entretien des équipements permet de maintenir un niveau de rendement élevé et donc d'optimiser les consommations. La maintenance préventive permet également d'allonger la durée de vie des installations et réduit considérablement les coûts de dépannage à long terme.
Lorsqu'on contractualise une prestation, on négocie la mise en place d'opérations forfaitaires, réalisées au titre du contrat. Alors, en dehors de contrat en garantie totale, il est très important de suivre l'évolution des dépenses et de vérifier les factures : • Si les dépenses hors contrats sont récurrentes, est-il possible de les négocier dans le contrat ? • La facture reçue porte-t-elle sur une prestation qui aurait due être réalisée au titre du contrat ? Il est important d'avoir une vision globale du coût d'entretien d'une installation.
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Malgré toute la qualité du travail réalisée par votre syndic, l'erreur est humaine ! Lors de la vérification des comptes vous devez vérifier : • La facture a-t-elle été bien saisie ? du bon montant ? • La facture était-elle pour une prestation réalisée dans votre copropriété ? • Le montant de TVA est-il le bon ? (Attention aux taux réduits) • Le montant du contrat a-t-il été respecté ? • ... la liste des erreurs possibles est longue
La magie des clauses de révision des prix. Celles-ci permettent à votre prestataire d'augmenter le montant de son contrat d'année en année, sans avoir à renégocier le prix. Pour cela, il s'appuie sur des indicateurs macro-économiques (comme le coût du travail, le coût de la construction, etc.) et diverses multiplications, divisions et coefficients. Ces clauses sont évidemment à prendre en compte dans les négociations mais il est difficile de définir « la bonne formule ». Néanmoins, n'oubliez pas chaque année de calculer la formule par vous-même et de négocier si l'évolution du prix vous paraît trop élevé.
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