Notes de frais : attention à vos demandes de remboursement !

Notes de frais : de quoi s'agit-il ?

Une note de frais est un document qui rappelle l'ensemble des dépenses engagées à titre personnel dans le cadre de son activité professionnelle. Elle peut être réalisée par un salarié, un fonctionnaire, un dirigeant.

Dans sa forme classique, elle comporte la date à laquelle les dépenses ont été faites pour le compte de la société. On y retrouve également les détails tels que :

- l'identité des personnes engagées,
- le motif et la nature de la dépense,
- le montant hors taxes,
- celui de la TVA et le total TTC,
- le poste du salarié,
- la nature de la mission,
- le nom de la société réglée.

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Remboursement des notes de frais : les conditions

Les frais professionnels engagés pour le compte de l'entreprise doivent respecter trois conditions émises par l'URSSAF.

- Ils doivent avoir été dépensés dans le cadre de l'activité professionnelle avec pour objectif de faire avancer les intérêts de l'entreprise. Par exemple, un repas au restaurant avec des clients payé au moyen de la carte bancaire du salarié.

- Ces frais professionnels doivent respecter les conditions de dépenses prévues par les services concernés. Le salarié est donc tenu de respecter « la politique de dépenses » de l'entreprise. Ceci afin de limiter les tentatives de fraudes et de réduire les risques de mauvaise gestion des notes de frais.

- Enfin, les dépenses engagées dans le cadre d'une activité professionnelle doivent être justifiées par un reçu. Cette pièce servira de preuve devant les autorités d'audit en cas de contrôle. Raison pour laquelle il est d'une importance capitale de conserver les reçus après le règlement des dépenses (restauration, hôtellerie, transport en commun...). Ceci fait également partie des conditions sine qua non pour espérer se faire rembourser par son employeur.

Pour se faire rembourser une note de frais, il est donc préférable de demander une facture lors du règlement des achats. Les commerçants sont habitués à en réaliser, et ce document a l'avantage de faire figurer toutes les informations nécessaires au bon remboursement.

Les notes de frais irrégulières représenteraient plus d'un tiers des redressements fiscaux des entreprises.

Les notes de frais repas et déplacements

Les salariés et dirigeants peuvent demander le remboursement des repas pris lors de leurs déplacements professionnels.

Il peut s'agir de notes de restaurant, de facture de livraison de repas (Uber Eats, Deliveroo...) ou de denrées achetées au supermarché. Les 3 conditions d'éligibilité des dépenses doivent toujours s'appliquer, à savoir :

- Être engagées dans l'intérêt de la société,
- Être d'un montant proportionné,
- Faire l'objet d'un justificatif.

Le dispositif peut aussi s'appliquer pour les autres frais de déplacement comme les notes d'hôtel, les frais de transport ou de péage.

Les modes de remboursement des notes de frais

Il faut savoir que le remboursement des notes de frais est un droit pour les salariés comme pour les dirigeants de sociétés. L'employeur ne peut donc pas s'y opposer, dès lors que la demande est légitime. Il ne peut ainsi exister aucune clause du contrat de travail indiquant le contraire.

Lorsque l'ensemble des conditions sont respectées, il est donc temps de procéder à la demande de remboursement des notes de frais. En général, il existe trois systèmes de gestion.

- Le premier système est celui du remboursement des frais réels engagés. Il consiste à rembourser au salarié le montant réel des dépenses qu'il a réglé lors de l'exercice de son activité professionnelle. Ici encore, il est nécessaire de présenter des justificatifs de l'ensemble des dépenses.

- Le second système de remboursement consiste à allouer une certaine somme au salarié qui représente le montant de ses frais professionnels. Ce système de remboursement est alors dit forfaitaire. Le salarié n'a plus à présenter une note de frais. Le montant est d'ores et déjà fixé en accord avec le barème de l'URSSAF.

- Le dernier mode remboursement des notes de frais est celui de la déduction forfaitaire spécifique. Ce système s'adresse spécialement à une certaine catégorie de salariés, comme les artistes ou les ouvriers du bâtiment et autres.

Comment faire une note de frais ?

Ces dépenses peuvent être gérées à l'aide d'une feuille de calcul dédiée à la gestion des notes de frais, ou d'un logiciel spécialisé. Microsoft propose un modèle de note de frais Excel à télécharger sur son site ici.

Notes de frais et impôt sur le revenu

Le remboursement des notes de frais doit parfois faire l'objet d'une déclaration à l'administration fiscale.

Lorsque les contribuables optent pour l'abattement forfaitaire au moment de déclarer leur salaire, ils n'ont rien à déclarer. Les notes de frais sont considérées comme entrant dans les 10% appliqués de manière automatique.

S'ils optent pour la déduction des frais réels, ils doivent alors les ajouter au montant des salaires à déclarer. Les versements forfaitaires et remboursements sur factures doivent être inclus. En échange, ils peuvent ensuite déduire la totalité de ces frais. Attention toutefois à bien conserver les justificatifs.

Plus d'informations sur le site des impôts ici.

Pourquoi est-il important de conserver les factures pour la TVA ?

Une grande partie des dépenses réalisées par les salariés entraîne le paiement de la TVA. Dans certains cas et sous certaines conditions, la loi autorise les entreprises à récupérer la TVA sur les notes de frais. Raison pour laquelle il est exigé de la part des salariés qu'ils n'égarent pas les factures des dépenses.

Pour récupérer la TVA sur les notes de frais, l'entreprise doit être en possession d'une facture originale et conforme à la loi. Cette facture lui permet de justifier de la réalité de la dépense. Attention car la facture ne doit pas mentionner le nom du salarié, mais celui de l'entreprise pour laquelle il travaille. Enfin, la TVA doit être collectée par le fournisseur ayant délivré la facture.

Indemnités kilométriques et notes de frais

Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel dans le cadre des missions de l'entreprise, il a droit à une indemnité. On parle dans ce cas d'indemnités kilométriques ou de frais kilométriques. Comme pour les autres types de dépenses professionnelles, le remboursement se fait sur présentation d'une note de frais. Le remboursement peut également se faire suivant un barème fiscal régulièrement mis à jour par l'URSSAF.

Le barème des indemnités kilométriques prend en compte la puissance fiscale du véhicule utilisé et le kilométrage effectué au cours du déplacement professionnel. Les indemnités couvrent généralement les dépenses réalisées pour l'entretien du véhicule, l'assurance, le carburant et l'usure. En revanche, les dépenses de péage et de parking ne sont pas prises en charge dans ce cadre. Elles feront l'objet d'une note de frais distincte.

Les trajets effectués entre le domicile et le travail ne sont pas remboursés au titre d'indemnités kilométriques. Lorsqu'il n'existe pas d'alternative, il est possible de comptabiliser les dépenses liées au trajet comme des frais kilométriques. Ce à condition d'apporter les factures correspondantes.

Pour finir, sachez que le salarié qui utilise une voiture de fonction ne peut pas être remboursé au titre des frais kilométriques.

Quels remboursements de notes de frais pour les chefs d'entreprises ?

Les chefs d'entreprise et dirigeant peuvent aussi bénéficier du remboursement des frais engagés pour l'entreprise. Comme pour les salariés, ils doivent présenter les factures des dépenses effectuées pour le compte de la société.

L'absence de justificatif pourrait entraîner des sanctions pour l'entreprise lorsqu'une inspection des notes de frais est effectuée par les services de l'URSSAF. Rappelons également que ces documents facilitent la récupération du montant de TVA payée.